LAPORAN PENDAHULUAN PLANNING OF ACTION

LAPORAN PENDAHULUAN PLANNING OF ACTION DISUSUN OLEH : IBNU MUHAMMAD ABDUH, S.Kep NIM : 4012180008 PROGRAM PROFESI NERS STIKES BINA PUTERA BANJAR TAHUN 2018

 

LAPORAN PENDAHULUAN

PLANNING OF ACTION

A.      Pengertian POA (Planning Of Action)

Action planning merupakan kumpulan aktivitas kegiatan dan pembagian tugas diantara para pelaku atau penanggung jawab suatu program.Lebih lanjut, Action Planning merupakan penghubung antara “tataran konsep” atau cetak biru dengan kumpulan kegiatan dalam jangka panjang, menengah maupun jangka pendek.

Plan of action adalah rencana yang sifatnya arahan yang bisa dilaksanakan. Jadi berupa suatu rencana yang telah diatur agar bisa direncanakan.

Action plan (rencana aksi) adalah satu set tugas yang diberikan kepada individu atau tim yang berisi daftar target untuk setiap tugas serta tenggat waktu, orang yang bertanggung jawab, dan langkah-langkah untuk sukses. Rencana aksi memberikan gambaran untuk individu atau tim bagaimana kesuksesan mereka akan mempengaruhi pencapaian tujuan seluruh organisasi (Kamus Bisnis).

Biasanya POA berlaku untuk program-program yang tertentu atau kegiatan tertentu. Hal ini dipergunkan agar :

1.        Tahap pelaksanaan bisa berjalan runtut.

2.        Tidak ada tahapan penting terlewati.

3.        Memudahkan yang terkait agar jelas posisinya dan kewajibannya.

Bagi yang bisa bekerja di lapangan sering hal ini dianggap menyita waktu, karena menganggap telah biasa melaksanakan. Keadaan seperti ini akan menghambat proses bekerja dari pengalaman.

Karena POA akan jelas :

1.        apa yang dilakukan

2.        bagaimana melakukan

3.        bagaimana cara mengukur hasil

Dengan POA yang tercatat, akan bisa dievaluasi untuk dapat meningkatkan mutu pelayanan. Disadari, suatu konsep/ cetak biru tanpa tindak lanjut atau pelaksanaan diibaratkan wacana atau “buzz  word” yang tidak memberikan nilai tambah bagi kebaikan dan kemajuan organisasi.Sedangkan pelaksanaan/ kegiatan tanpa konsep, akuntabilitas pihak pelaksana dan target-target dan ukuran akan mengundang kekacauan.Ibarat nahkoda tanpa haluan, kegiatan-kegiatan yang dijalankan diatas menjadi semacam kumpulan kegiatan reaktif, tidak berpola.Sehingga dalam jangka panjang akan mengakibatkan demotivasi para anggota organisasi dan bahkan akan menyebabkan organisasi berhenti bertumbuh, dimana organisasi hanyut kedalam “pusaran ritual” yang berputar di satu tempat.

Proses action planning memerlukan keterampilan, komitmen dan motivasi tinggi dari para pelaksana. Keterampilan, keahlian, competency, pengalaman yang didapat merupakan modal dasar penentu bagi sukses atau tidaknya pelaksanaan cetak biru tersebut.tanpa bekal keterampilan, keahlian, competency yang dibutuhkan serta pengalaman yang memadai, maka pencapaian target terhadap hasil yang diharapkan oleh atasan akan jauh.

Komitmen di sisi lain diperlukan, meskipun si pelaksana memiliki keterampilan yang mumpuni.Namun tanpa komitmen,integritas,loyalitas si pelaksana pada pekerjaan, maka pencapaian target akan menyimpang dari yang diharapkan. Motivasi, semangat,spirit untuk menjalankan pekerjaan hingga tuntas sangat diperlukan untuk memastikan tidak ada waktu/ tenaga yang terbuang (tidak terarah) untuk mengerjakan hal-hal yang tidak memberikan kontribusi bagi organisasi.

In action 3 modal dasar (keterampilan, komitmen, motivasi) secara berimbang menjamin tidak adanya peluang untuk tidak menjalankan apa yang telah dijanjikan pelaksana diawal, penyimpanan target, dan terbuangnya waktu dan tenaga sia-sia.

Komponen Plan of action

Bagaimana komponen atau tahap-tahap penting bagi POA yang harus ada. Dan harus menjamin :

1.        Kelengkapan rencana

2.        Urutan tahapan yang urut

3.        Jelas apa yag harus dikerjakan

B.       Unsur-unsur Perencanaan

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

1.        Tindakan apa yang harus dikerjakan

2.        Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan

3.        Dimana tindakan tersebut dilakukan

4.        Kapan tindakan tersebut dilakukan

5.        Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut

6.        Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :

1.        Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.

2.        Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3.        Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

4.        Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5.        Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

C.      Langkah untuk Membuat Action Plan

Perencanaan adalah persiapan awal menuju tindakan. Sebaiknya secara analitis, perencanaan harus dipisahkan dari implementasi sehingga pengambilan keputusan atas kebijakan sangat penting dapat diambil dan implikasinya dapat dipahami lebih awal sebelum tindakan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.        Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2.        Merumuskan keadaan saat ini

3.        Mengidentifikasikan segala kemudhan dan hambatan

4.        Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Berikut 9 (sembilan) langkah untuk membuat Action Plan :

1.        Kemukakan solusi anda dalam rangkaian goal.

Setelah anda menyepakati sebuah masalah tertentu di dalam organisasi anda, pertama anda perlu mendefinisikan solusi tersebut kedalam sejumlah goal dan objektif. Sebagai contoh , setiap goal dapat diekspresikan sebagai berikut :“ agar kita dapat . . . . kita harus . . . . “ catat setiap goal dibagian atas papan tulis atau selembar kertas.

2.        Hasilkan sebuah daftar berbagai tindakan untuk setiap goal.

Gunakan brain storming untuk menghasilkan sebuah daftar tindakan untuk mencapai sebuah goal dan catat ini dibawah goal. Atur daftar tindakan yang diusulkan secara berurutan.

3.        Siapkan time line

Dimulai dengan sebuah titik waktu berlabel “sekarang” dan berakhir dengan titik berlabel “tujuan tercapai”, buat time line untuk mengalokasikan tanggal date line disetiap tindakan yang telah diurutkan, yang terdaftar di bawah goal tertentu. Penting sekali bagi anda menyelesaikan urutan dan waktu secara tepat jika anda ingin meraih “tujuan tercapai” secara efektif.

4.        Alokasikan sumber-sumber yang ada .

Sumber daya finansial dan SDM harus dialokasikan untuk setiap langkah tindakan. Jika sumber yang ada terbatas atau selalu kurang dari kebutuhan pada tiap apapun, mungkin sebaiknya anda kembali ke langkah sebelumnya dan merevisi action plan anda.

5.        Identifikasi masalah yang kemungkinan akan muncul.

Pertimbangankan berbagai hal yang kemungkinan tidak berjalan sesuai rencana dalam proses pencapaian goal tertentu. Daftarkan masalah-masalah tersebut dan identifikasi penyebabnya dan tindakan yang tepat untuk mengatasinya. Tindakan ini mungkin perlu ditambahkan ke slot yang sesuai di dalam time line.

6.        Kembangkan strategi untuk memantau kemajuan

 Daftarkan cara untuk memantau kemajuan dari action plan yang telah dibuat. Tahapan-tahapan pemantauan harus disertakan juga dalam time line.

7.        Delegasikan tugas-tugas.

Ambil setiap titik pada time line secara bergantian dan tanyakan : “siapa yang akan melakukan apa, pada tanggal yang telah ditentukan untuk melakukan tugas yang telah ditetapkan ?” bagikan tugas-tugas ini kepada setiap individu atau tim yang sesuai.

8.        Perkiraan berbagai biaya

Berikan pertimbangan pada ekspenditur yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada. Semua biaya yang harus dimasukkan pada saat penyusunan anggaran. Jika dana tidak tersedia, tugas harus ditinjau ulang dan bila perlu direvisi atau dihilangkan.

9.        Implementasikan rencana

Terjemahkan semua informasi anda ke kertas baru, daftarkan semua tindakan yang diperlukan, orang yang bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Setelah action plan sudah diselesaikan, informasi ini sekarang dapat diberikan kepada semua yang terlibat.

Proses Pembuatan Rencana :

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut akan kami jelaskan masing masing point tersebut :

1.        Planning       

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

2.        Organizing   

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

3.        Actuating

 Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4.        Controlling

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuantujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :

1.        Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

2.        Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa manfaat perencanaan adalah :

1.        Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2.        Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

3.        Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

4.        Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

5.        Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

6.        Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

7.        Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

8.        Menghemat waktu, usaha, dan dana

Beberapa kelemahan perencanaan adalah :

1.        Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

2.        Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3.        Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

4.        Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi

5.        Ada beberapa rencana yang diikuti caracara yang tidak konsisten

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 2011. Manajemen. BPFE – Yogyakarta

Stoner, James A.F. 2010. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta

Griffin. 2010. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta